1. Strategie, draagvlak en financiering: het fundament van een succesvolle innovatie

Goede voorbereiding is een essentiële voorwaarde voor duurzame verandering. Dit geldt zeker ook voor digitalisering. Creëer een basis voor verandering door een duidelijke strategie, vroege stakeholderbetrokkenheid en een sterke businesscase. Vooral dit laatste blijkt voor zorgorganisaties een uitdaging, wellicht omdat innovaties in de zorg via subsidies worden gefinancierd. Daardoor ontbreekt een structurele financiële basis om echt op te schalen. Want wie durft mensen in dienst te nemen als niet zeker is of er ook volgend jaar geld voor is? Tegelijkertijd is het besef aanwezig dat investeren noodzakelijk is, gezien alle uitdagingen die op zorginstellingen afkomen. Een businesscase die rekening houdt met kortetermijnfinanciering en langetermijnresultaat is dan ook een must.

Visie en doelen
Formuleer een heldere visie en concrete doelen. Wat wilt u bereiken en waarom? Denk aan verbeterde patiëntzorg, efficiëntere processen of wellicht een combinatie van beide. Zorg ervoor dat de doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) zijn geformuleerd. Dit biedt een duidelijk kader voor de verdere implementatie. Zo ondersteunde Berenschot een ouderenzorgorganisatie bij het opstellen van een visie op de inzet van zorgtechnologie. Dit hielp de organisatie om duidelijke keuzes te maken en de interne organisatie anders in te richten, zodat innovaties beter kunnen landen.

Stakeholderbetrokkenheid
Betrek alle relevante stakeholders vanaf het begin bij het proces van digitalisering. Dus niet alleen het management en de IT-afdeling, maar juist ook zorgverleners, administratief personeel en cliënten. Hun input is waardevol om te komen tot een breed gedragen strategie die aansluit bij de behoeften van de hele organisatie. Bij de eerdergenoemde ouderenzorgorganisatie bleken bij zorgprofessionals verschillende beelden te bestaan over de voor- en nadelen van zorgtechnologie. Door deze bespreekbaar te maken, ontstond er vertrouwen en een gedeeld gevoel van urgentie om hieraan te werken. Bovendien werden zo ook andere stakeholders aangehaakt, waardoor bepaalde afdelingen zich meer betrokken voelden en zelf met suggesties en voorstellen kwamen.

Sluitende businesscase
Zorg voor een sterke businesscase om de financiële haalbaarheid van het digitaliseringsproject te beoordelen. Houd rekening met zowel directe kosten (waaronder aanschaf van hardware en software) als indirecte kosten (zoals training, promotie, proceswijzigingen en onderhoud). Zet deze af tegen de verwachte baten, zoals kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie. Verschillende organisaties die startten met de implementatie van innovaties en zorgtechnologie zonder een businesscase te maken, kregen te maken met grote teleurstellingen. Soms moesten toepassingen waar cliënten en professionals blij mee waren gestopt worden, omdat de financiering niet langdurig gesteund werd. Berenschot heeft diverse organisaties geholpen bij het opstellen en doorrekenen van een businesscase om dergelijke teleurstellingen te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is een businesscase voor de inzet van spraakgestuurd rapporteren, waaruit bleek dat hier een grote tijdsbesparing mee gerealiseerd kon worden.

2. Projectmanagement: stapsgewijs naar effectieve implementatie.

Een projectplan met aandacht voor risicomanagement en een duidelijke governancestructuur zijn essentieel voor een succesvolle digitale transformatie. Een gestructureerd projectplan met mijlpalen en deliverables, verdeeld in duidelijke fases – van planning en ontwerp tot uitvoering en evaluatie – helpt om overzicht te behouden en tijdlijnen te respecteren. Zelfs met een perfect projectplan kan de implementatie van een innovatie echter stuklopen door het ontbreken van intern en/of extern commitment en van afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming. Daarom adviseren we onze klanten ook altijd een governancestructuur in te richten. Toen bij één van hen bleek dat er vanuit het lijnmanagement onvoldoende sturing mogelijk was op innovatie, is een programmateam met eigen programmamanager ingericht, onder directe aansturing vanuit het MT. Dit heeft de organisatie ontzettend geholpen in besluitvormingsprocessen.

3. Monitoring en nazorg: veranker digitalisering in de organisatie

Een cruciale succesfactor voor duurzame verandering is het stevig verankeren van innovatie in de organisatie. Investeer in training en ondersteuning voor medewerkers zodat innovaties het beoogde resultaat ook in de praktijk waarmaken. Zorg dat iedereen goed op de hoogte is van de nieuwe toepassingen en deze weet te gebruiken. Dat vermindert de kans op fouten en verhoogt de acceptatiegraad binnen de organisatie. Stimuleer daarnaast een cultuur die innoveren omarmt. Nodig eindgebruikers uit tot het geven van feedback en blijf de toegevoegde waarde van de innovatie(s) communiceren naar de organisatie. Dit vereist continue monitoring en evaluatie van de voortgang en effectiviteit van de oplossing(en). Stel KPI’s (Key Performance Indicators) op om de prestaties te meten en stuur bij waar nodig. Berenschot ontwikkelt dashboards en geautomatiseerde rapportages die organisaties inzicht bieden in hun bedrijfsvoering en KPI’s. Dit stelt organisaties in staat blijvend te profiteren van geïmplementeerde technologie en continu scherp te zijn op verbetermogelijkheden.

Voor meer verdieping PONT | Zorg & Sociaal , opent in nieuw tabblad

Over de auteurs

  • David Tom

    David Tom is Managing consultant bij Berenschot. Zijn drijfveer ligt in de betekenis die zijn werk heeft voor mensen, specifiek voor mensen die zorg leveren. Daarom besteedt hij zijn werkzame leven aan de verbetering van de gezondheidszorg. In het bijzonder als het gaat om digitalisering, data gedreven werken, kunstmatige intelligentie en informatievoorziening. Hoe kunnen zorgprofessionals op het juiste moment de juiste informatie krijgen om de juiste keuzes te kunnen maken. Bij Berenschot vindt hij ruimte om vanuit de inhoud een bijdrage te leveren aan verbeteringen op al deze terreinen ‘De gezondheidszorg is de afgelopen twintig jaar door digitalisering ingrijpend veranderd. Hoe zorg je er voor dat die ontwikkelingen ten goede komen van zoveel mogelijk mensen? Dat vraagt veranderkracht en organisatievermogen.’ De komende jaren zullen in het teken staan van intensievere gegevensuitwisseling en digitale samenwerking maar ook het verbeteren van digitale geletterdheid en het implementeren van beslissingsondersteuning. Met zijn expertise en leidinggevende ervaring kan hij hierbij ondersteunen. Met een brede blik op inhoud, mensen en (digitale) cultuur vindt hij aanknopingspunten voor verbetering.

  • Anouk van den Broek

    Als adviseur bij Berenschot zet Anouk van den Broek zich in voor een toekomstbestendige zorg. In het bijzonder legt zij zich toe op vraagstukken op het snijvlak van zorg en ICT. Door inzet op digitalisering kunnen zorgverleners beter ondersteund worden in hun werk en hebben patiënten meer mogelijkheden voor regie over hun eigen gezondheid en zorg. Haar kracht zit in een verbindende aanpak bij complexe vraagstukken, waarbij zij zorgt voor betrokkenheid van stakeholders en bevordering van de gezamenlijkheid. Met haar scherpe analyses en mensgerichte houding signaleert zij knelpunten en weerstanden en weet hier op in te spelen. Vanuit haar achtergrond als gezondheidswetenschapper en met haar ervaring bij het ministerie van VWS, kent zij de problematiek en de mogelijkheden rondom deze thema’s. Daarnaast is ze bekend met de uitdagingen op beleids- en systeemniveau.

Gerelateerd nieuws

Klaas Knot ziet kansen en risico’s in AI

Tijdens zijn toespraak op 11 juli op de bijeenkomst van de IMF/Wereldbank-kiesgroep in Moldavië sprak Klaas Knot, als voorzitter van de Financial Stability Board (FSB), over de mogelijke invloed van Artificial Intelligence (AI) op de economie en het financiële stelsel.

Governanceweb

Het opstellen van KPI’s voor de inkoop van Jeugdhulp, waar let je op?

Gemeenten willen met de inkoop van jeugdhulp of maatschappelijke ondersteuning doelen bereiken. Kritische prestatie indicatoren of KPI’s zijn een belangrijk hulpmiddel om de voortgang te bewaken en de activiteiten te structureren. In de praktijk gaat het vaak mis bij het opstellen van goede KPI’s. Hoe kan het wel?

Zorg & Sociaal

'Een beetje netcongestie is gezond.'

Ben Voorhorst besteedde bij Tennet een heel werkzaam bestaan aan het Nederlandse stroomnet. Toch heeft de kersverse gepensioneerde (‘ik doe alleen nog klussen waarbij ik niet te veel moet’) een verrassend frisse en optimistische kijk op de ogenschijnlijk grootste plaag van de energietransitie: het op gezette tijden vollopen van het stroomnet (netcongestie). ‘Ik zeg niet dat er geen problemen zijn, maar lang niet altijd en overal. Bovendien zijn de meeste van de knelpunten echt oplosbaar.’

Klimaat

ACM: Veel bedrijven voldoen nog niet aan Europese digitale wetgeving

Veel aanbieders van online diensten hebben hun zaken nog niet op orde als het gaat om de naleving van de verplichtingen uit de Digital Services Act (DSA) en de Platform-to-Business Verordening (P2B). Dat blijkt uit een recente steekproef van de Autoriteit Consument & Markt (ACM), waarbij de autoriteit enkele tientallen bedrijven onder de loep nam. “Er is nog werk aan de winkel voor bedrijven”, aldus ACM-bestuursvoorzitter Martijn Snoep.

Data & Privacy