Een veilig evenement is een samenspel tussen het evenement en de omgeving, en daar kunnen gemeenten slimmer op inspelen

“Bij het inschatten van de risico’s die samengaan met een evenement, is de omgeving één van de eerste dingen waarnaar je kijkt. Je kan die twee niet los zien van elkaar, of het nou gaat om een informatiebijeenkomst met honderd bezoekers of een groot festival met 50.000 bezoekers”, zegt Robert-Jan van Dijk, docent Verkeer en Vervoer aan Windesheim.

Mari van Dorst, directeur van Alpha Security, voegt toe: “De veiligheid van ‘het evenement’ is breed. Het gaat niet alleen over een verkeersplan of veiligheidsplan, maar ook over geluid, constructieve veiligheid, brandveiligheid en gezondheidsbescherming. En bij dit alles is de omgeving waarin het evenement plaatsvindt superrelevant. Zeker bij evenementen in het publieke domein: dan ís de omgeving het evenement.”

Van Dorst en Van Dijk hebben bij elkaar opgeteld hebben ruim 35 jaar ervaring met evenementenveiligheid. Samen schreven ze er een boek over. Evenementenveiligheid gaat over evenementenveiligheid in het algemeen en in het bijzonder over verkeer en vervoer, beveiliging en crowd management bij evenementen.

De veiligheid van een evenement is primair de verantwoordelijkheid van de organisator. Van Dijk: “Maar die vraagt wel een vergunning aan, dus de gemeente moet controleren en toetsen. Die heeft er dus belang bij om scherp te krijgen of de verwachtingen en beweringen van de organisator kloppen. Snijdt het hout?” Het boek biedt praktische handvaten voor het beantwoorden van dit soort vragen, zeggen de auteurs.

Verleiden tot ander gedrag

Het samenspel tussen evenement en veiligheid legt enerzijds grenzen op. Neem hoeveel bezoekers er komen. Soms moet je erkennen dat de locatie van het evenement daar harde grenzen voor oplegt. Anderzijds is er vaak toch veel mogelijk. “Je kijkt eerst naar hoeveel mensen je verwacht, en vervolgens naar of je die verwachting en/of de capaciteit kan beïnvloeden. Dat is op een greenfield relatief makkelijker dan op een binnenstedelijke locatie met omwonenden, bruggen en tunnels. Dat wil niet zeggen dat je op zo’n locatie niks kan doen. Met bijvoorbeeld loopbruggen kan je de capaciteit vergroten”, zegt Van Dorst. Ook afspraken met de aanbieders van het openbaar vervoer of bijvoorbeeld tijdelijke parkeerplekken met pendeldiensten aan de stadsranden bieden mogelijkheden.

Verder biedt gedragsbeïnvloeding kansen om grote bezoekersstromen naar locaties met beperkte capaciteit in zo goed en veilig mogelijke banen te leiden. Van Dijk: “Met mobiliteitsmanagement kan je mensen op drie manieren verleiden tot ander gedrag. Je kan mensen prikkelen om alternatieve routes gespreid over de tijd te nemen, je kan hen verleiden tot alternatief vervoer, of tot meer samen reizen. Bij een evenement waar zonder die ingrepen 7.500 auto’s op af zouden komen, kan dat je dat met zulke ingrepen verminderen tot misschien wel 5.000.”

‘Bruikbaarheid modellen is vaak zoek’

Er liggen kansen voor gemeenten om hier slimmer mee om te gaan. Van Dorst en Van Dijk stellen dat de lokale overheden bij vergunningverlening regelmatig nog met relatief simplistische modellen en aannames werken. “Overheden hebben een sterke drang naar simpele rekensommen. Dat is op zich logisch, want die sommen zijn toetsbaar, maar de bruikbaarheid is vaak zoek”, zegt Van Dorst.

Van Dijk illustreert dit met verkeersmanagement: “Bij de inschatting van hoeveel mensen een evenement trekt, varen gemeenten op de inschatting van de organisator. Stel dat die aangeeft dat er 10.000 mensen komen, dan maakt de gemeente een rekensommetje en rijst de verwachting dat er heel veel auto’s komen. Maar dat hoeft helemaal niet te zijn, dat is afhankelijk van heel veel factoren. Wat is de aard en doelgroep van het evenement, wat is de beschikbaarheid van het openbaar vervoer, enzovoorts.”

Ook bij het reguleren van bezoekersstromen liggen kansen. Van Dorst: “In het verkeer weet je in ieder geval dat mensen zich in principe aan verkeersregels houden. Ze rijden op een rijstrook en gaan niet opeens spookrijden of door de berm. Bij voetgangers is dat wel even anders. Die zijn veel lastiger om te sturen. Je ziet nog vaak dat er uitsluitend een paar mensen in gele hesjes worden ingezet om grote menigten te sturen. Dat is echt onrealistisch.”

‘Het belangrijkste blijven de fundamentele inzichten’

De auteurs stellen dat fundamentele kennis uiteindelijk het waardevolst is bij dit soort vraagstukken. Technologische innovaties zoals slimme monitoring van bezoekersstromen met crowd managementsystemen kunnen helpen, maar zijn geen vervanging. “We kunnen nu steeds meer data verzamelen en daar lessen uit trekken, je kan technologie inzetten om bezoekers beter te informeren en sturen, en simulatiemodellen worden steeds beter”, zegt Van Dorst.

“Maar het belangrijkste blijven de fundamentele inzichten”, vervolgt hij. “Je merkt vaak dat die materiedeskundigheid bij gemeenten minder aanwezig is dan je zou willen zien. Het gaat om vragen als: waar stuur je op, welke maatregelen heb je tot je beschikking?” Van Dijk: “Het boek biedt handvaten voor het stellen van deze vragen, om tot reële inschattingen en de beste keuzes te komen.”